Imag�nense que se encuentran en una sala de guardia de un hospital, frente a un
gran letrero que dice: �Los pacientes ser�n  atendidos por estricto orden de
llegada�. Ingresa un joven accidentado con leves raspaduras en sus rodillas por
haberse ca�do de una motocicleta, y diez segundos despu�s un caso grave de
infarto de miocardio. Siguiendo las indicaciones del letrero, el m�dico de guardia
le da prioridad y atiende al joven, haciendo esperar al infartado, solo por cumplir
con las instrucciones del letrero. Parece todo muy ins�lito �no es cierto?

 Sin embargo, �cu�ntas veces en nuestros negocios prestamos atenci�n a las
�raspaduras de rodilla� y dejamos para m�s tarde ocuparnos de los �infartos�? ,
s�lo por dedicarle m�s tiempo a lo f�cil, a lo m�s leve, a lo m�s llevadero.
Y lo realmente importante y serio � en este caso ser�a el �infarto� � lo
postergamos porque resolverlo nos resulta una tarea fastidiosa, estresante
y a la cual hay que ponerle mucha atenci�n y energ�a. Es decir, que con bastante
frecuencia priorizamos aquello que es placentero o atractivo � o que nos resulta
menos trabajoso �  posponiendo lo efectivamente importante. Esa actitud la
adoptamos a menudo inconscientemente, por no detenernos unos minutos a
analizar la importancia de cada situaci�n y otorgarle la prioridad que cada caso
merece para el cumplimiento de nuestros objetivos.
 

Hay un viejo chiste publicado alguna vez en el �Chicago Tribune�, donde la
secretaria le lee al alto ejecutivo, a primera hora de la ma�ana, la agenda con
los compromisos del d�a:  

De 9 a 10 h:     Pensar y garabatear papeles

De 10 a 11 h:   No entran llamadas

De 11 a 12 h;   Organizar el escritorio

De 12 a 14 h:   Almuerzo

De 14 a 15 h:   Revolver papeles

De 15 a 16 h:   Cavilar, meditar, pensar en el fin de semana

De 16 a 17 h:   Mirar el reloj

A las 17 h:        Irse a casa (�agotado de tanto trabajo, tal vez?)

Quiz� no sea exactamente lo que nos ocurre a nosotros, pero es probable que
haya alguna similitud. Evaluaremos unas simples soluciones para elaborar una
agenda efectiva. Si seguimos esa agenda, no tendremos que esforzarnos
tremendamente al fin del mes, para poner al d�a las labores postergadas.
 

Si logramos mantener la homogeneidad de nuestra tarea registrada en la agenda,
el esfuerzo ser� bien distribuido a lo largo de la semana y del mes, y de tal forma
nos ahorraremos sufrir el estr�s de los apurones de los �ltimos d�as. Y es sabido
que el estr�s producido por las urgencias, denominado �s�ndrome de la falta
de tiempo�, es una de las formas m�s comunes de dilapidarlo.
   

Primero: Hacer una lista por escrito de todas las actividades semanales
relacionadas con nuestro negocio: capacitaciones a tomar, llamadas telef�nicas,
reuniones con nuestro equipo, contactos con prospectos, seguimiento de los
mismos, presentaci�n de productos y del plan de negocios, visitas de posventa.  

Segundo: Realizada la lista anterior, analizar dichas actividades programadas,
separ�ndolas en diferentes columnas seg�n la importancia y prioridad asignada,
de la siguiente manera:  

An�lisis de la importancia:

• Muy importante: deben realizarse sin falta
  

• Importantes: deber�an hacerse
  

• No tan importantes: son �tiles pero no imprescindibles
  

• Sin importancia: pueden dejarse para m�s adelante

An�lisis de la urgencia:

• Muy urgentes: deben hacerse ahora
  

• Urgentes: deben hacerse pronto
  

• No urgentes: pueden hacerse en el mediano plazo
  

• El tiempo no es factor: pueden hacerse cuando
  estemos menos exigidos de tiempo

An�lisis de la delegaci�n de actividades:

• Debo hacerlo yo
  

• Puede delegarse en A: otro vendedor o distribuidor que est�
  capacitado para la tarea.
  

• Puede delegarse en B: actividad de poca responsabilidad para
  alguna persona nueva en el negocio que necesite aprender.
  

• Puede delegarse en C: tal vez alguna persona que est� detenida
  por falta de motivaci�n y requiera un est�mulo.

An�lisis de relaciones:

• Personas con quienes debo comunicarme todos los d�as: integrantes
  de mi equipo de ventas, coordinadores zonales, clientes que requieren
  atenci�n, seguimiento a prospectos ya contactados anteriormente.
  

• Personas con quienes debo contactarme frecuentemente: usuarios o
  clientes que requieren servicios, prospectos a quienes present� el producto
  o el plan de negocios y les dej� material informativo de seguimiento.
  

• Personas con quienes debo comunicarme regularmente: entrenadores,
  miembros de mi equipo que requieren ayuda t�cnica, miembros de mi
  equipo que necesitan ser estimulados.�
  
  

Tercero: Efectuada la lista semanal de actividades y analizadas seg�n su
importancia, urgencia, factibilidad de delegar algunas tareas y las frecuencias
de los contactos con las relaciones habituales, se facilitar� la elaboraci�n de
una agenda homog�nea y eficaz. De all� a componer la agenda mensual, hay tan
solo un paso.  

Es preciso tener cierto grado de flexibilidad en nuestras agendas, dejando
peque�os espacios de tiempo libre entre una y otra tarea o compromiso,
suficientes como para poder solventar cualquier imprevisto que se presente.

Un transporte que llega a destiempo, un  prospecto que se atras� a una cita, un
taxi que no se consigue r�pidamente, una demora cualquiera puede hacer que la
programaci�n horaria se �caiga� en catarata y nuestra agenda se descalabre para
todo el resto del d�a.

Creo que es f�cil advertir que si hacemos una buena programaci�n de cada semana,
y la trasladamos a la programaci�n mensual, toda nuestra tarea se ver� enormemente
facilitada.  

Recuerde que el s�ndrome de la falta de tiempo que ya mencion� anteriormente,
es � a menudo � uno de los factores que mayor tiempo nos hacer perder. Es la
angustia que genera el hecho de correr todo el d�a y llegar siempre a destiempo,
dejando de cumplir el 50%  de las tareas previamente programadas.  

Con este sencillo m�todo podremos bajar sensiblemente nuestro nivel de estr�s,
podremos cumplir nuestros objetivos con mayor eficacia y seguramente
conseguiremos mejores resultados con menor esfuerzo y desgaste in�til de
energ�as. Finalmente, disfrutaremos de un tiempo extra para nosotros mismos:
recreaci�n, lectura, esparcimiento, deporte, amigos.  

Adem�s priorizaremos lo importante y cumpliremos con lo urgente, siempre
enfocados y avanzando en el sentido de nuestros objetivos y metas de negocios.  

El tiempo � no lo olvidemos � es la esencia de la vida. Es la materia prima de
nuestras existencias, y siempre tendr� una importancia singular, cualquiera fuese
nuestra actividad. Veamos el siguiente ejercicio, muy conocido pero no por ello
menos eficaz para valorar su significado:  

• Si quieres saber el valor de un mes, preg�ntaselo a una embarazada.
  

• Si quieres saber el valor de una semana, preg�ntaselo a un productor
  agropecuario que espera ansioso la lluvia, o se le pas� el tiempo de la
  cosecha.
  

• Si quieres saber el valor de un d�a, preg�ntaselo a un estudiante que
  debe dar un examen.
  

• Si quieres saber el valor de un minuto, preg�ntale a quien perdi� un vuelo.

• Si quieres saber el valor de un segundo, preg�ntaselo a un corredor
  de F�rmula 1.
  

• Si quieres saber el valor de una d�cima de segundo, preg�ntaselo
  a un atleta que en los juegos ol�mpicos gan� la medalla de plata.�
  
  

Y en cuanto a los postergadores, a quienes obsesivamente dejan todo para m�s adelante, no olviden que ma�ana es el d�a m�s ocupado de la semana, a pesar de que no conozco calendario alguno que contenga ese d�a: ma�ana.