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Uno de los principales ladrones de tiempo en la actividad
directiva suelen ser las
reuniones mal planteadas.
En general, una reuni�n eficaz no es aqu�lla en la que el
directivo re�ne a sus
empleados �nica y exclusivamente para transmitirles informaci�n.
Quiz�s a eso,
deber�amos llamarle exposici�n o incluso �discurso�.
Una reuni�n eficaz va m�s all�.
Una posible definici�n ser�a �el encuentro de varias
personas predispuestas a
colaborar en el logro de uno o varios objetivos.�
Por lo tanto, la reuni�n implica
interacci�n, colaboraci�n, participaci�n y objetivos bien
definidos. �Por qu� algunas
reuniones son ineficaces?
Son muchas las causas de la falta de eficacia de las
reuniones, sin embargo,
podr�amos destacar las siguientes:
l
La falta de un objetivo concreto y claramente
definido a lograr.
l
La dispersi�n, los cambios de tema o el salirse
del mismo
l
La ausencia de un orden del d�a.
l
El no tener inter�s el asunto a tratar.
l
La susceptibilidad entre los asistentes. La
falta de confianza.
l
La falta de participaci�n de los asistentes.
l
La falta de habilidad de quien dirige la reuni�n.
Ausencia de liderazgo.
l
El que existan participantes que hablen
demasiado �protagonistas� y no
dejen hablar a los dem�s.
l
El convocar la reuni�n a una hora inapropiada.
l
Las reuniones demasiado largas.
l
El que haya demasiados participantes o est�n
mal elegidos.
l
El exceso de enfrentamientos con tensiones
personales.
l
Las interrupciones externas constantes al
responsable o a los miembros.
l
Cuando no se comprende o no se conoce
suficientemente el tema a tratar.
l
La falta de acuerdos y conclusiones al final de
la reuni�n. Se habla mucho
y no se concreta al final �qu� hay que hacer, �qui�n�
lo tiene que hacer y
para �cu�ndo� hay que hacerlo.
l
La toma de decisiones confusas o
contradictorias.
Todos estos errores podemos autom�ticamente
convertirlos en ideas. Por ejemplo,
debemos de definir claramente el o los objetivos de la reuni�n.
Si no tenemos un
objetivo bien definido �Para qu� vamos a reunirnos?
Defina con
exactitud objetivos de una sola l�nea de texto.
Estructure un
�Orden del d�a�. No es suficiente con que el directivo
conozca los
objetivos de la reuni�n. Tambi�n ser� necesario que todos
los participantes sepan
de qu� se va a hablar.
Indique con
precisi�n el d�a, hora, lugar y duraci�n prevista de la
reuni�n. No hay
peor cosa que conocer la hora de inicio y desconocer la de
finalizaci�n.
Procure que
los temas a tratar tengan cierto inter�s para los
participantes. En caso
contrario estaremos introduciendo un nuevo ladr�n de tiempo
para todos.
Intente
centrar la reuni�n en los temas espec�ficos para los que se
han reunido. Es
f�cil caer en la trampa de la dispersi�n de temas y al
final, acabar�n hablado de
cualquier cosa menos de lo que estaba previsto.
Su
responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente
la reuni�n. Emplee
el tacto y la educaci�n para conseguirlo.
Los asistentes
deben, al finalizar la reuni�n, tener la impresi�n de que la
misma ha
sido productiva y que ha servido para algo.
Debemos
intentar que todos los participantes participen por igual.
Fomente
continuamente la participaci�n. Seguro que todos tienen algo
interesante que
decir. Evite que alg�n participante monopolice la reuni�n.
Agradezca su
participaci�n pero d� paso a los dem�s.
Elija y
�pacte� la hora m�s apropiada para celebrar la reuni�n.
Los participantes
deben de estar centrados en la reuni�n y no en la hora del
almuerzo o la hora de
marcharse a casa.
No realice
reuniones demasiado largas. Lo �nico que conseguir� es
agotar a los
participantes y que no deseen asistir a ninguna reuni�n suya.
Un tiempo prudencial
suele ser una hora u hora y media.
En algunos
casos se realizan reuniones marat�nicas cuyo �nico objetivo
ganar
por agotamiento y que se adopten decisiones poco maduradas.
Sea puntual,
tanto en la hora de inicio como en la de finalizaci�n. Los
asistentes
se lo agradecer�n. Demuestre que sabe controlar el tiempo.
No pretenda
que todas las iniciativas surjan en la reuni�n. Tal vez su �nico
objetivo
es preparar el terreno para que en una segunda reuni�n se
realicen las aportaciones,
sugerencias e ideas.
Para algunos
puede ser dif�cil dirigir una reuni�n con 20 personas.
Divide y vencer�s:
trabaje con grupos reducidos en la medida de lo posible, entre
6 y 10 personas.
Intente que
sus colaboradores vengan preparados. Por eso es importante
elaborar
un �orden del d�a�. Tambi�n debe de ser cuidadoso en la
preparaci�n de la
documentaci�n, materiales y recursos que emplear�n durante
la misma.
Y al final de
la reuni�n, no se olvide de definir claramente el QU�, QUI�N,
CU�NDO y C�MO de todos y cada uno de los temas tratados.
Cualquier
punto del orden del d�a deber�a seguir este esquema:
INTRODUCCI�N, DESARROLLO y CONCLUSI�N.
Muchos se
entretienen demasiado en el desarrollo y no acaban de
�cerrar� o
concluir. En definitiva se trata de que los acuerdos adoptados
queden claramente
reflejados y todos los participantes conozcan con exactitud qu�
se va a hacer.
Levantar acta
de la reuni�n, puede ser una buena idea.
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