"�S�, pero Bob! �Nuestro objetivo principal es proporcionar a las personas
informaci�n �rida!, �Realmente no se puede adornar demasiado!"

La informaci�n t�cnica que usted proporciona es decisiva para su audiencia.

Si resulta aburrida, �no es culpa del contenido! Pi�nselo. Evidentemente el contenido es decisivo;
es la raz�n por la que usted est� ah�. Pero si puede recordar una presentaci�n t�cnica realmente
impactante, que mantuvo su atenci�n cada minuto de su duraci�n, es probable que recuerde m�s
acerca del estilo de la presentaci�n que acerca del material mismo. En otras palabras, fue el sistema
de transmitirla, la forma en que se condujo el o la presentadora, su voz, sus movimientos, la calidad y
claridad de los elementos visuales; fueron esa clase de cosas las que hicieron el contenido claro y
memorable. Fue el presentador quien convirti� en material interesante, y quiz� hasta emocionante,
los hechos que podr�an haber parecido simples en otras circunstancias.

"�S�, pero Bob! �Algunas personas son presentadores geniales por
naturaleza!, �Pero yo no! �Nadie espera que yo sea un gran presentador!"

�Bienvenido al club! Hemos escuchado esa misma historia en diferentes formas, miles de veces.
No es un hecho, sino una excusa. Algunas veces las personas no lo dicen, tan s�lo lo hacen.
Realizan una presentaci�n m�s o menos as�:

• Parecen tan "ocupados", que nadie les presta atenci�n
• Poco o ning�n contacto con la audiencia
• Informaci�n sin conclusiones
• Expresi�n verbal mon�tona
• Bombardeo de datos sin transiciones claras entre temas
• Movimientos sin objetivos definidos
• Prisa por terminar

�Reconoce los s�ntomas? Seguro que s�. Hasta podr�a haberse habituado a ese estilo. Pero
nosotros estamos aqu� para solucionar el problema. Probablemente ya sabe lo que est� mal

Las presentaciones sensacionales no tienen que ser rutinas de "canto y baile". Pero todas ellas
tienen algunas cosas en com�n, �y es probable que usted ya conozca cu�les son esas cosas! Pero,
como usted no tiene un SISTEMA para unir las piezas del rompecabezas, no basta con conocer el
problema para llegar a la soluci�n.

Muchas de las t�cnicas, los principios de buenas presentaciones que ense�amos, requieren
capacitaci�n pr�ctica, atenci�n individual, retroalimentaci�n en video y asesoramiento. Pero hay una
t�cnica de presentaci�n que puedo compartir con usted ahora mismo, la cual puede comenzar a usar
de inmediato. Es el sistema que utilizamos para desarrollar la estructura y el flujo del contenido de la
presentaci�n.

El sistema de cinco pasos

Pruebe este sistema cuando comience a trabajar en su siguiente presentaci�n. Siga estos pasos
uno tras otro y pienso que se sorprender� de la velocidad con la que se unir�n las piezas de su
presentaci�n y cu�n m�s breve y efectiva ser�.

"S�, pero Bob, no tengo tiempo para seguir los cinco pasos . . ."

. . . Esto le ahorrar� tiempo. �Se lo garantizo!


Primer paso: vaya a la ACCI�N
La mayor�a de las personas inician el desarrollo del contenido haciendo la pregunta, "�Qu�
queremos decir?" o "�Qu� mensaje deseamos transmitir?". . . �GRAVE ERROR! Si concibe
su presentaci�n como "informativa" en vez de como una llamada a la acci�n, es la ruta r�pida
hacia una presentaci�n aburrida que seguro se olvidar�, llena de material inconexo. La informaci�n
es neutra; no tiene un prop�sito por s� sola. No est� dirigida a objetivos. De modo que tiende a perder
la direcci�n y todas sus partes presentan el mismo �nfasis inocuo. Como el presentador suele saber
m�s sobre el tema que su audiencia, tiende a proporcionar m�s datos de los que la audiencia
necesita, sepultando hechos importantes bajo mares de informaci�n..

La pr�xima vez, comience haciendo la pregunta, "�Qu� deseo que haga la audiencia como resultado
de esta presentaci�n?". Si comienza identificando la acci�n que desea ocasionar (�y siempre hay una
acci�n identificable!), tendr� una presentaci�n con una direcci�n clara, una audiencia m�s obvia y
mucho mayor inter�s para quienes escuchan. Aseg�rese de incluir los siguientes elementos en la
acci�n que solicita; de lo contrario, no tiene un cometido real.

• �Qu� desea que haga la audiencia?
• �Cu�ndo desea que lo haga?
• �Cu�nto tiempo, dinero y recursos necesitar�n comprometer?
• �Qu� SE�AL desea que emita su audiencia en reconocimiento
  de que aceptan la llamada a acci�n? (manos levantadas, tomar sus agendas, etc.).

Segundo paso: incluso la agenda puede ser emocionante
Ahora que tiene un tema para su presentaci�n (el punto de partida) y un objetivo de acci�n (el punto
final), al igual que cualquier buen navegante, puede identificar m�s f�cilmente la ruta a seguir de su
presentaci�n. Es decir, podr� seleccionar los puntos en el trayecto, los temas principales que se
deben incluir, de modo que la audiencia est� motivada para seguir la acci�n que usted les solicitar�
al final. �sta es su oportunidad de ahorrar tiempo eliminando temas que no sirvan de sustento a su
objetivo de acci�n. Los participantes en nuestros talleres suelen comenzar con una presentaci�n
ligera de 30 minutos �y terminan con todo un portento de comunicaci�n de 10 minutos!

Cuando sea posible, elabore su lista de temas de agenda preguntando a algunos de los miembros
de su audiencia prospecto sobre qu� desean escuchar m�s, dentro del tema m�s amplio que
expondr�. Esto incrementar� su atenci�n y siempre podr� usar su lista de temas para lograr su
objetivo de acci�n. Cuando sea posible, haga esto antes de la presentaci�n, o bien, justo antes
de que inicie su presentaci�n.

Las agendas breves son mejores. Le sugerimos que su agenda contenga no m�s de tres o cuatro
temas. Las personas no pueden retener listas largas en sus mentes, y una agenda breve da a la
audiencia un sentido de que no ser�n abrumados con informaci�n. (Cada tema de la agenda puede
contener subtemas).


Tercer paso: puntos principales, las poderosas herramientas olvidadas

"Bob, �qu� DEMONIOS es un punto principal?"

Hasta ahora, hemos hablado de cosas que usted probablemente ya sab�a, pero quiz� no hac�a.
�sta es una que las personas rechazan ya sea porque no est�n conscientes de su importancia o
porque la desconocen en absoluto.

Los puntos principales son temas; ellos transmiten los significados detr�s de los hechos. Ellos
conjuntan todos los elementos. Dan a su audiencia una forma de recordar las partes importantes
de lo que usted ha dicho. Veamos un ejemplo.

Una persona que conocemos dio una presentaci�n en nuestro taller acerca de los requisitos de
enfriamiento de un dise�o de chasis de computadora. Su agenda se compon�a de tres elementos:

-Colocaci�n del ventilador
-Requisitos de disipaci�n de calor
-Circulaci�n del aire

La primera vez que dio esta presentaci�n, el punto principal en la conclusi�n del primer tema de su
agenda fue: "Los ventiladores se deben colocar en la posici�n �ptima para disipar el calor de la
unidad".

No recuerdo el segundo y tercer puntos. Probablemente porque fueron tan inmemorables como el
primero. Le explicamos que los puntos principales son como encabezados: deben ser breves,
atractivos, que inviten a la reflexi�n. Deben ser f�ciles de recordar.

De modo que lo volvi� a intentar. Conforme proced�a, pregunt� si era pertinente usar frases
humor�sticas. Dijimos s�, dependiendo de c�mo se utilice y de la naturaleza de la audiencia.
Puede ser muy efectivo. �l mismo aport� las ideas. �stos son los puntos principales que �l ide�:

-Colocaci�n del ventilador "Los ventiladores apestan. . . p�ngalos donde se dejen".
-Requisitos de disipaci�n de calor "Sin un disipador de calor, acabar� tostado".
-Circulaci�n del aire "Si el aire no puede circular, el calor no se ir�".

�l conjunt� toda la informaci�n t�cnica necesaria para servir de base a cada tema, pero al final de
cada secci�n esos puntos principales reunieron toda esa informaci�n y la hicieron memorable.
�No se supone que eso es lo que debe lograr una buena presentaci�n?

Todos los temas de la agenda deben resumirse en un punto principal simple y f�cil de recordar; y
todos los puntos principales deben servir de apoyo y nutrir su objetivo de acci�n. Los puntos
principales son sus principales argumentos, los elementos m�s persuasivos de su presentaci�n.

A veces un punto principal ser� obvio. Por ejemplo, si el tema de su agenda es "Por qu� debemos
comprar una nueva copiadora para el departamento", una relaci�n de costo/beneficio bien
documentada debe ser un punto principal evidente. Pero a veces tendr� que pensar detenidamente,
buscar un poco de creatividad, para determinar los puntos principales.

Los puntos principales son las herramientas para producir la acci�n que desea ocasionar. Su
determinaci�n es la parte creativa del desarrollo de las presentaciones. Por �ltimo, agrega algo al
desarrollo de la presentaci�n que quiz� nunca antes haya descubierto: agrega DIVERSI�N.


Cuarto paso: se�ales en el camino: el presentador como gu�a del recorrido
Una presentaci�n bien dise�ada debe tener un flujo natural que se aclare continuamente a la
audiencia. Cuanto m�s complicada sea la informaci�n que usted presenta, m�s debe hacerse
al papel de "gu�a" a trav�s de los datos, en lugar de ser tan s�lo una fuente de ellos.

�sta es una forma paso a paso de estructurar y presentar la informaci�n:

Cuando presente el material, pres�ntese y comience con su tema y la agenda. Luego repita el primer
elemento de la agenda y hable acerca de �l, dirigiendo siempre su pl�tica hacia el primer punto
principal. Cuando termine de presentar los datos de apoyo del primer elemento de la agenda,
mencione el punto principal y luego haga una transici�n clara al segundo elemento de la agenda.
Hable sobre ese tema dirigiendo la pl�tica hacia el segundo punto principal. Repita el proceso hasta
que haya cubierto todos los puntos de la agenda. Este enfoque resulta c�modo para la audiencia y
les ayuda a recordar lo que ha dicho.

Las buenas transiciones son como "se�ales en el camino". Ayudan a la audiencia a identificar en
d�nde se encuentran en su presentaci�n. Tambi�n agregan variedad y �nfasis a lo que usted est�
haciendo. Hay muchas formas de hacer buenas transiciones. Las palabras pueden lograrlo. "As�
que �se es el qu� . . . ahora hablemos del por qu�". Puede hacer una transici�n guardando silencio,
haciendo una pausa larga o movi�ndose de un lado al otro del estrado; o bien a trav�s de una
intervenci�n verbal: hablando de repente m�s alto o en voz m�s baja. Una presentaci�n sin
transiciones claras es como un diario sin columnas o encabezados: tan s�lo un mont�n de datos
sin un sistema de orientaci�n.

Si utiliza elementos visuales, que sean simples y legibles, y aseg�rese de que cada uno ostente el
r�tulo del tema de la agenda en la parte superior. (Hay mucho m�s de qu� hablar acerca de material
visual de lo que podemos abarcar aqu�.)

RESUMEN: El resumen es decisivo y la mayor�a de los presentadores lo desperdician repitiendo la
agenda. Recuerde que su estrategia de persuasi�n global se desarrolla, no a trav�s de la agenda,
sino a trav�s de sus puntos principales. Al igual que la recapitulaci�n de un abogado en un juicio,
la l�gica y la conectividad de sus argumentos alcanzan la mayor efectividad cuando se presentan
juntos, justo antes de solicitar la acci�n. De modo que el resumen S�LO debe repetir los puntos
principales. No repare demasiado en ellos ni trate de volverlos a defender; eso abre la oportunidad
a los argumentos en contra. Tan s�lo rep�talos, todos juntos, y dir�jase al paso final.


Quinto paso: la llamada a acci�n
Con sus puntos principales frescos en las mentes de su audiencia, es probable que �sta est� m�s
cerca de ser "persuadida" que nunca. �Ahora es el momento de obtener el cometido con la acci�n!
No se conforme con respuestas d�biles y poco efectivas como "alineaci�n" o "apoyo" no especificado
de su audiencia. Cualquiera que sea el objetivo de acci�n que haya establecido, busque lograrlo a
plenitud y ahora mismo. Pida una acci�n clara, una hora, una cantidad y una se�al. Eso significa
cu�ndo la realizar�n (lo que sea), qu� parte de ella llevar�n a cabo y alguna se�a f�sica inmediata de
que han hecho el compromiso. �ste es el resultado m�s poderoso de la presentaci�n que puede
lograr.

Una llamada de acci�n s�lida podr�a sonar como �sta:

"As� que pido a todos que asistan a la reuni�n de lanzamiento el lunes 30 a
las 8:30 a.m. �Pueden todos sacar sus agendas y anotarlo? �Pueden hacerlo
ahora, por favor?"