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Adem�s
de conseguir un aumento del volumen de ventas y un crecimiento
sostenido, una de las claves del �xito en un negocio se
encuentra en la optimizaci�n del ciclo de explotaci�n, y
esto se puede conseguir f�cilmente mejorando una de sus
etapas claves: el per�odo de cobro a los clientes. El per�odo
de cobro a los clientes es el plazo que se tarda en conseguir
el cobro de las ventas realizadas. Este �ltimo per�odo es
donde la direcci�n de la empresa y el credit manager
deben incidir con el fin de agilizar el retorno de los
fondos invertidos.
Teniendo
en cuenta que la mayor�a de las empresas realizan de forma
habitual la mayor
parte de sus ventas a cr�dito, el cobro puntual de las
facturas a su vencimiento es vital para la viabilidad de
cualquier empresa que conceda aplazamientos de pago a sus
clientes.
En
primer lugar para cobrar antes hay que optimizar el proceso de
facturaci�n, puesto que si �ste falla, el cobro de las
operaciones puede sufrir dilaciones innecesarias.
La
factura es un documento de suma importancia y debe ser
emitida con la mayor precisi�n, claridad y exactitud.
Cualquier error en la confecci�n de la factura supone un
problema de cobro. La factura debe incluir todos los datos que
obliga la legislaci�n y asimismo los que solicita el cliente.
La factura tiene tributarios al tener un IVA devengado.
No
hay que olvidar que las ineficiencias en el servicio de
facturaci�n son uno de los factores que provocan mayores
retrasos en el proceso de cobro. La buena calidad de la
facturaci�n es clave para evitar problemas de cobro
Un
punto muy importante es determinar el vencimiento de la
factura, generalmente el plazo de cobro se suele calcular a partir de la fecha
de la factura o a veces la fecha de inicio de c�mputo puede
ser la de entrega de mercanc�as o incluso la de su embarque.
A veces tambi�n puede ser la fecha de recepci�n y validaci�n
de mercanc�as por el cliente o la fecha de recepci�n de la
factura, aunque en estos casos las condiciones son menos
favorables para el proveedor ya que escapan a su control y por
lo tanto benefician claramente al comprador.
Las
empresas deben tener en cuenta que existen muchos aspectos que
determinan el vencimiento de las facturas, entre ellos est�n:
- el plazo de cr�dito
otorgado al cliente
- la fecha de c�mputo del
cr�dito
- las agrupaciones de
facturaci�n
- los d�as fijos de pago
que tiene el cliente.
Todos
estos factores influyen en la fecha de vencimiento de la
factura, por lo que el proveedor debe revisar cada uno de
ellos e intentar conseguir las condiciones m�s favorables.
Asimismo
en el momento de acordar las condiciones de pago es necesario
determinar con claridad la fijaci�n del plazo de pago
concedido al cliente. El plazo de pago debe quedar bien claro en la factura evitando
expresiones confusas, ambiguas o que dejan la determinaci�n
del vencimiento en manos del cliente.
Evitar ambig�edades o lagunas en la factura
Siempre
hay que evitar expresiones ambiguas o indeterminadas,
verbigracia �tantos d�as vista�, �contado comercial�,
�primer d�a h�bil� �fin de mes�, "pago por
reposici�n".
No
hay que aceptar condiciones de clientes que sean cuestionables
como la de "d�a de pago primer viernes de cada
mes", puesto que si el primer viernes del mes es festivo
el cliente puede retrasar el pago un mes m�s.
Adem�s
es conveniente averiguar si el cliente practica la cada vez m�s
extendida mala costumbre de no aceptar el pago de facturas con
vencimiento en agosto alegando vacaciones estivales, en cambio
seguir�n pasando pedidos durante todo el verano. Lo mismo hay
que aclarar respecto a los pagos a con vencimiento a finales
de diciembre, puesto que muchas empresas dejan de pagar las
facturas a partir del 15 de diciembre.
Asimismo
es peligroso que un cliente ponga en sus condiciones de pago:
�pago a proveedores �nicamente el d�a 30� ya que esto le
permite eludir el pago el 28 de febrero y aplazar un mes m�s
los pagos que venc�an en febrero.
Y
tambi�n hay que eludir condiciones como �pago a 60 d�as
fecha de recepci�n de factura�, o �pago a 60 d�as fecha
de recepci�n y validaci�n del pedido� que son
discrecionales y permiten que el cliente retrase el pago
muchos m�s d�as.
Por
lo tanto es recomendable utilizar t�rminos como "pago a
45 d�as fecha factura" y hacer constar la fecha exacta
del vencimiento de pago en la factura, tal y como exige la
legislaci�n mercantil.
Los d�as fijos de pago fijados por el
comprador
Los
d�as fijos de pago predeterminados por el cliente son otro
factor que distorsiona el vencimiento de pago puesto que el
cliente no paga el d�a del vencimiento te�rico (una vez que
ha transcurrido el plazo de cr�dito otorgado) sino que lo
hace el d�a que el mismo ha predeterminado y que puede ser
muchos d�as despu�s del vencimiento original.
Por
este motivo muchos compradores concentran todos sus pagos en
uno o dos d�as cada mes alegando motivos de organizaci�n de
sus tesorer�as, cuando en realidad el motivo es conseguir un
plazo adicional de cr�dito.
Por
lo tanto los d�as fijos de pago son una t�cnica que utilizan
muchos clientes para alargar considerablemente el plazo de
pago. Incluso algunas empresas emplean la estratagema de pasar
el pedido en unas fechas cercanas al d�a de pago que han
impuesto a sus proveedores, con el prop�sito de que el
vencimiento de pago de la factura correspondiente tenga una
fecha mucho m�s lejana y de esta forma conseguir un
aplazamiento extraordinario.
Por
ejemplo una empresa pacta con un proveedor un aplazamiento de
pago de 60 d�as pero impone un solo d�a de pago; el 5 de
cada mes. La empresa compradora le pasa intencionalmente el
pedido al
proveedor el d�a 2 de marzo. El suministrador puede hacer la
entrega del producto el 7 de marzo y facturar este mismo d�a.
El vencimiento te�rico de la factura ser�a el 7 de mayo,
pero como el cliente tiene un d�a fijo de pago que es el 5 de
cada mes, el proveedor no podr� cobrar la factura hasta el 5
de junio. Con esta argucia el cliente habr� conseguido una
financiaci�n extra de 29 d�as ya que
pagar� la factura a 89 d�as.
El
sistema de imponer un d�a de pago al mes �o unos d�as de
pago� perjudica al proveedor ya que cuando el cliente tiene
un solo d�a de pago al mes,
esto supone un retraso medio de 15 d�as en el pago de
las facturas. Cuando
el comprador tiene 2 d�as de pago al mes
el retraso medio que sufre el proveedor es de
7,5 d�as y
cuando tiene 3 d�as de pago mensuales el retraso es de 5 d�as.
Y si el cliente tiene 1 d�a de pago a la semana el retraso es
de s�lo 3 d�as.
La
importancia de la fecha de emisi�n de la factura
Otro
factor que tambi�n influye en el vencimiento de la factura es
el d�a de inicio del c�mputo para el plazo de cobro, ya que
seg�n el d�a la semana que se tome como fecha de inicio del
c�lculo puede caer en domingo el d�a de vencimiento. Hay
unas reglas predeterminadas en funci�n del plazo de cobro y
el d�a en que se pone el contador en marcha; por ejemplo si
se toma un lunes como d�a de inicio del c�mputo y el plazo
de pago es de 90 d�as, la fecha de vencimiento ser� un
domingo.
Si
el plazo de pago es 60 d�as y se factura un mi�rcoles, el
vencimiento de pago tambi�n caer� en domingo. Y si el plazo
de pago es de 30 d�as y se factura un viernes, el vencimiento
tambi�n ser� un
domingo.
Por
lo tanto hay que evitar facturar para plazos de cobro a 90 d�as
los lunes, para plazos a 60 d�as los mi�rcoles y para plazos
a 30 d�as los viernes ya que el vencimiento de pago ser�
siempre un domingo y se retrasar� el cobro un d�a.
Mejor
utilizar d�as y no meses en el c�mputo
Tampoco
es lo mismo indicar el plazo de cobro en d�as que hacerlo en
meses ya que no todos los meses tienen 30 d�as. Por ejemplo
una factura de fecha 5 de junio con un plazo de pago a 90 d�as
vence el 3 de septiembre, pero si indicamos 3 meses vence el 5
de septiembre, o sea perdemos 2 d�as.
Postfacturaci�n
o prefacturaci�n
La
utilizaci�n por parte del proveedor de un sistema de
postfacturaci�n o de prefacturaci�n es decisivo puesto que
un sistema de postfacturaci�n hace perder d�as en el cobro
en cambio uno de prefacturaci�n permite ganar d�as. Sin
embargo cada uno de los sistemas citados tiene sus ventajas e
inconvenientes.
La
ventaja de utilizar un sistema de prefacturaci�n es que no
existir�n alargamientos en el ciclo de cobros
por retrasos en la emisi�n de facturas.
Pero
existir� el inconveniente de que la empresa debe ser muy
puntual en las entregas, debe servir los pedidos de forma
impecable y seguir todos los requisitos que solicit� el
cliente. Con este sistema de facturaci�n no pueden existir
problemas en la recogida de los
pedidos ni en las entregas de los productos.
La
prefacturaci�n tampoco funciona si aparecen litigios
comerciales relacionados con los bienes servidos, o cuando el
cliente no acepta la mercanc�a facturada despu�s de la
entrega.
Tampoco
es aconsejable utilizar la prefacturaci�n cuando el cliente
tenga un plazo de aceptaci�n o revisi�n de la conformidad
del pedido.
Las
ventajas del sistema de postfacturaci�n son: se eluden
errores en la confecci�n de las facturas por pedidos mal
recogidos, por incidencias
en las entregas y
se evitan problemas por facturar pedidos rechazados
despu�s de la entrega.
El
principal inconveniente de la postfacturaci�n es su
dependencia de otro documento: el albar�n. En caso de llegar
con retraso el albar�n, la factura se emitir� con una demora
innecesaria.
La
postfacturaci�n tambi�n tiene el inconveniente de que en
caso de facturar de forma agrupada las entregas efectuadas
durante un determinado per�odo de tiempo (1 semana, 15 d�as,
1 mes) juntando varios albaranes para luego emitir una �nica
factura, el proveedor todav�a concede un plazo suplementario
de cr�dito al comprador. Esto es as� ya que por lo general
se utiliza la fecha del �ltimo d�a del per�odo de
suministros (la fecha que corresponde a la �ltima entrega)
como base para iniciar el c�mputo del plazo de pago de la
agrupaci�n de albaranes. Con este sistema el cliente gozar�
de mayor plazo para pagar las primeras compras efectuadas.
En
estos casos hay que negociar con el cliente para computar la
fecha de inicio del plazo haciendo un promedio ponderado de
las fechas de entrega para establecer de este modo una fecha
media de cobro.
La recepci�n del albar�n
(remito o nota de entrega) validado
�
a partir de la entrega de la mercanc�a empieza
a contar el per�odo de cobro, por lo que en caso de utilizar
sistemas de post-facturaci�n, es vital que los albaranes
lleguen lo antes posible a administraci�n de clientes para
poder emitir las facturas.
�
es prioritario evitar las retenciones de los
albaranes en el circuito de env�o a administraci�n.
�
en muchas ocasiones los albaranes tardan varios
d�as en llegar lo que produce demoras innecesarias en la
confecci�n de las facturas.
�
esta pr�ctica provoca la existencia de bolsas
de riesgo ocultas ya que durante el plazo que tardan en llegar
los albaranes no s�lo se est�n dando d�as de cr�dito
gratuito a los clientes, sino que no se contabilizan las
partidas de ventas a cr�dito al no haberse emitido todav�a
las facturas correspondientes.
�
Los albaranes deben ser enviados por un conducto
que no provoque distorsiones en su lectura, por ejemplo si son
enviados por fax procurar que la reproducci�n sea lo
suficientemente buena para que no surjan errores causados por
palabras, cifras o letras dif�ciles de leer.
La
confecci�n de la factura
�
la factura es otro de los documentos clave de
las transacciones mercantiles y la facturaci�n es una de las
operaciones m�s importantes para la empresa.
�
es fundamental que la facturaci�n se haga lo
antes posible, dando prioridad a las facturas de mayor
importe, cualquier retraso en la emisi�n de una factura
supone otorgar d�as de cr�dito adicionales sin coste al
cliente.
�
un buen sistema inform�tico permite agilizar la
facturaci�n, pero no todo el proceso de facturaci�n depende
de la informatizaci�n.
�
en las empresas que utilizan sistemas de pre-facturaci�n
el problema de la dependencia del albar�n para la emisi�n de
las facturas queda solventado ya que se emiten autom�ticamente
las facturas junto con los albaranes.
�
no obstante la pre-facturaci�n tambi�n tiene
ciertos inconvenientes, sobre todo si la empresa tarda en
servir los pedidos puesto que los clientes se negaran a
aceptar la fecha de factura.
�
en caso de utilizar un sistema de post-facturaci�n
hay que considerar que en muchas ocasiones se est� dando un
plazo de cr�dito suplementario al cliente, puesto que la
fecha de la factura es normalmente el d�a en que se est�
facturando, y no el d�a de recepci�n de la mercanc�a en el
almac�n del cliente.
�
algunos clientes s�lo autorizan como fecha
para calcular el vencimiento el d�a en que sus
servicios de compras validan la recepci�n de la mercanc�a, y
a partir de esta fecha el proveedor debe emitir su factura, lo
que le obligar a regalar unos cuantos d�as de cr�dito al
cliente.
El env�o
de la factura al cliente
�
de nada sirve un sistema de facturaci�n r�pido
y preciso si se demora la distribuci�n de las facturas a sus
destinatarios.
�
la empresa debe tener un buen sistema de reparto
y dar un tratamiento especial a la distribuci�n de facturas
de importes elevados, ya sea por correo urgente o por
mensajero.
�
Como norma general una vez emitidas las facturas
deben salir enseguida de las oficinas del proveedor y enviadas
a la direcci�n correcta del responsable de pagos del
comprador.
�
es conveniente actualizar las direcciones de env�o
de las facturas y comprobar las facturas devueltas por errores
de direcci�n postal.
�
Es aconsejable que en todas las facturas conste
claramente el nombre del responsable de administraci�n de
clientes de la empresa proveedora y su tel�fono directo de
contacto e incluso su correo electr�nico personal, con la
menci�n expresa de que en caso de disconformidad o necesidad
de aclaraciones, el cliente debe contactar lo antes posible
con dicho responsable.
La
llegada de la factura a la administraci�n del cliente
�
es conveniente adoptar una pol�tica pro-activa
en el control del env�o de las facturas a los clientes, y
�sobre todo a partir de determinados importes� es
conveniente contactar con la persona responsable de aceptar el
pedido y dar las �rdenes de pago.
�
en cualquier caso es conveniente personalizar la
gesti�n y comprobar que el cliente ha dado validez a la
factura, que �sta sea
totalmente correcta y
confirmar su cobro al vencimiento.
�
en caso que la factura no sea correcta para el
cliente, el proveedor tiene suficiente margen de tiempo para
rectificar los errores en su factura y solucionar posibles
conflictos comerciales.
En definitiva es importante que las empresas tengan siempre
presente
que vender bien es cobrar bien y que cobrar bien es vender
mejor
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