Tienes que imaginarte en una escena deseada para motivarte a crearla. As� que tiene que ser lo

suficientemente real y cre�ble para que puedas darte permiso para sostener dicha imagen. Si

realmente no sabes qu� es o no crees que sea posible, fundamentalmente hablando, de hecho

sabotear�s tu motivaci�n al generar energ�a tipo �no se puede�. Torna la resistencia en atracci�n

al partir una meta en un triunfo pr�ximo, potencial, claro y susceptible de lograrse, el cual al
menos puedas degustar. Siempre juega el juego que sepas que tienes la habilidad de ganar.

CITAS

�Aprende lo suficiente de tu meta para que puedas reconocerla si la vieras�.

~ Robert Fritz

�Los que pierden visualizan las penas del fracaso.

Los que ganan visualizan las recompensas del �xito�.

~ Rob Gilbert

PARA PENSARLO

�Listo para pasar el ex�men de tu cintur�n o cinta?

�ltimamente algunas personas bastante sofisticadas me han preguntado lo que, al principio,
cre�a yo que era una pregunta bastante no sofisticada: -�C�mo hago para saber en qu� cintur�n
o cinta estoy?- En otras palabras, en el arte marcial del flujo de trabajo, quer�an saber qu� tan
bien les estaba yendo; cu�n cerca o lejos se encontraban del codiciado t�tulo de cinta negra
de la Facultad de Auto-Administraci�n de �Organ�zate con Eficacia�. Uno de ellos, un ingeniero,
me dijo: -David, sigues refiri�ndote a la Cinta Negra y muchos de los atributos que ello implica.
Tiene que haber alguna manera de determinar cu�n cerca estamos-.

Aunque disculp� su curiosidad bas�ndose en que su mentalidad era m�s bien apegada a los
sistemas, me di cuenta que hab�a hecho una muy buena pregunta. Cuando he estudiado karate,
los grados de cinta resultaban �tiles como acontecimientos importantes, que con frecuencia me
motivaba a seguir adelante cuando llegaba a una �planicie� en mi entrenamiento durante la cual
no estaba muy consciente de mi progreso. Cuando pas� de blanca a verde a marr�n a lo largo
de cuatro a�os, me daba la sensaci�n de que el pr�ximo nivel era un paso alcanzable, cuando
la cinta negra parec�a una meta bastante elusiva.

Entonces, para aquellos de Uds. que compartan ese inter�s en tener un �marcador� para
determinar tu rango, propondr� un conjunto de caracter�sticas para cada cinta:

Cinta Blanca

Haz reconocido el arte de la administraci�n del flujo de trabajo como algo en lo cual puedes

mejorar de manera personal. La cinta blanca es de hecho un rango del cual puedes estar
orgulloso: quiere decir que has comenzado, lo cual te ubica adelante de aquellos quienes no
est�n conscientes de ello, o no est�n interesados en mejorar. Has probado lo que significa
�hacer limpieza general�, quiz�s con un barrido de la mente y con la agrupaci�n inicial de
algunas cosas que tienen tu atenci�n en el �rea de trabajo y quiz�s en tu hogar tambi�n.
Te has tornado m�s conciente de tu bandeja de entrada como el lugar en el cual �echar�
cosas sin procesar. Est�s escribiendo un poco m�s las cosas de lo que sol�as hacerlo,
con un poco m�s de constancia. Has avanzado bastante en establecer alg�n tipo de
herramienta o estructura para la administraci�n de listas.

Cinta Verde

Cuentas con algunas listas que usas regularmente y est�s c�modo con tu sistema para algunas
tareas b�sicas. Tienes una herramienta de administraci�n personal contigo la mayor parte del
tiempo. Te has emocionado las pocas veces que has tenido tu bandeja de entrada y tus emails
en cero. Has purgado y organizado al menos un �agujero negro� de archivo en tu trabajo u
hogar. Has hecho de manera completa una revisi�n semanal y te has sentido �en control�. No
dejas de aplicar la regla de dos minutos. Cuentas con un sistema de apuntes port�til que de
hecho utilizas de vez en cuando. Tratas de convencer a las personas a tu alrededor de lo bueno
que resultan estas cosas y que deber�an hacer uso de las mismas. ��Qu� estamos tratando de
lograr?� y ��Cu�l es el pr�ximo paso?� se est�n integrando a tu vocabulario con otras personas
de tu trabajo.

Cinta Marr�n

No dudas en escribir las cosas, a�n cuando haya personas �anticuadas� a tu alrededor que no
lo hagan. No necesitas acordarte de �vaciarte� la mente peri�dicamente. Haces �revisiones
semanales cada mes�. El hogar y la oficina est�n bajo control de igual manera. �Listas� no es
m�s un t�rmino peyorativo. No dejas apuntes hechos en tus cuadernos. Tiene tus emails en
�cero� al menos una vez a la semana. El procesar tu bandeja de entrada f�sica es de hecho,
divertido, la mayor parte del tiempo. Tienes un a lista de proyectos que probablemente est�
75% completa y al corriente. Cuando vas al consultorio del dentista llevas contigo tu material
de lectura. Has dejado de interrumpir a la gente a tu alrededor con cosas que no son de
verdadera urgencia. Te sientes c�modo con una copiosa lista de acciones incompletas. Ya
tienes armada una lista de ALGUN DIA /QUIZAS y has puesto y quitado �tems de la misma
a tu lista de proyectos y viceversa. No compartes tu etiquetador. Todas las referencias en
papel no est�n sueltas sino en tus archivos y de hecho, te gusta archivar cosas. Eres algo
intolerante con las personas que no ejercitan las mismas �mejores practicas� que t�. Has
comenzado a hacer uso de checklists muy �tiles. Sabes qu� hacer con casi todo. Tus listas
de pr�ximas acciones, son de hecho, pr�ximas acciones, no subproyectos peque�os.
La mayor�a de tu enfoque se aboca a pensar sobre las cosas, no �en� las cosas.

��Qu� estamos tratando de lograr?� y ��Cu�l es el pr�ximo paso?� se est�n integrando a
tu vocabulario operativo con otras personas en tu hogar.

Cinta Negra

Lo �nico que tienes que hacer es echar un vistazo a tu lista de llamadas para saber a qui�n
tienes que llamar. Conf�as en c�mo asignas prioridad a las cosas todo el d�a. No te aguantas
sin hacer una revisi�n semanal, y est�s �limpiecito� operativamente hablando cada dos semanas.
Tu tiempo de revisi�n te lleva a crear nuevas avenidas de creatividad, pensamiento, toma de

decisiones, generaci�n de ideas. Ya no te quejas de falta de tiempo para �pensar�. Puedes
dejar una monta�a de cosas en tu bandeja de entrada e igual te diviertes, pues conf�as que
todo est� en un sistema en el cual conf�as y que pronto te ocupar�s de ello. Usas tu teclado
m�s que tu �mouse�. Generas checklists de golpe y a capricho.

Est�s dispuesto a pensar acerca de cualquier proyecto o situaci�n en cualquier momento.
Todos tus archivos de referencia han sido revisados no hace m�s de un a�o. Tus sistemas
son completamente accesibles, funcionales e intactos cuando te desplazas de lugar en lugar.
Los dem�s son muy sensibles respecto a que traen a tu entorno. Hay muy poca distinci�n
entre lo profesional y lo personal: sencillamente tienes un enfoque positivo en lo que sea que
est�s haciendo. Sabes c�mo hacer para (y lo haces) recuperar inmediatamente el control,
cuando te has salido de ello mucho m�s tiempo del que te resulta aguantable. No necesitas
convencer a nadie de esta tecnolog�a. Usualmente no piensas en ella, simple y sencillamente
la usas. Has dejado de quejarte de los emails. Se te han perdido �nicamente un par de recibos
este a�o. Tus amigos ya no quieren que te metas a sus oficinas o autom�viles.

Cinta negra: Segundo grado.

El tiempo ha desaparecido, la mayor parte del tiempo. Con frecuencia eres r�pido, pero
rara vez est�s ocupado. Cuando juegas con el perro, no est�s pensando en nada �grande�
pues ya has pensado al respecto. Sabes perfectamente para qu� sirve cada llave en tu escritorio

�Uno siempre anda en busca del �jaspe negro� que al tocarle nos disuelva las deficiencias
como persona y como artesano. Y uno siempre se topa con el hecho de que no existe tal
cosa, a no ser el trabajo, la concentraci�n y la aplicaci�n continua�.

~ Paul Gallico

�La educaci�n es lo que sobrevive cuando se olvida lo que se ha aprendido�.

~ B. F. Skinner