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Muchas empresas tienen todav�a una visi�n miope de sus
objetivos, puesto que s�lo dan prioridad absoluta a la funci�n
de vender. Aunque vender es importante, lo que realmente hay
que conseguir es vender con beneficio y cobrar lo antes
posible los productos que se han vendido a los clientes. Si
una empresa no sigue este principio no sobrevivir� mucho
tiempo en el mercado actual. Hoy en d�a, la mayor�a de las
empresas est�n obligadas por los condicionantes del mercado a
conceder cr�dito a sus clientes. Sin embargo, no todas est�n
tomando las precauciones m�s elementales para evitar los
impagos y los retrasos en el cobro.
Con las restricciones de liquidez, el
mayor rigor de las entidades financieras a la hora de otorgar
cr�ditos, sumado a la constante subida de los tipos de inter�s,
la morosidad est� aumentando de forma exponencial. Las estad�sticas
de los �ltimos meses revelan un vertiginoso aumento de los
impagos empresariales y de los retrasos en el pago de las
facturas vencidas. Este problema se est� agudizando de forma
preocupante en algunos sectores, verbigracia en el de
la construcci�n. La
perspectiva para el a�o 2009 es que los impagos empresariales
van a continuar aumentando de forma imparable.
En la actual
crisis de morosidad, las empresas proveedoras de bienes y
servicios deben concienciarse de que cuando otorgan
aplazamientos de pago a sus compradores est�n actuando como
banqueros, por lo tanto la concesi�n de cr�ditos a clientes
debe hacerse bajo unos procedimientos que eval�en la
solvencia y capacidad de pago de los deudores. A continuaci�n
unos consejos pr�cticos para evitar los impagados
empresariales y c�mo recuperar los impagados que se hayan
producido.
Consejos
pr�cticos para evitar los impagados empresariales
Primer
principio: los impagos no son una fatalidad. Si la empresa
adopta una serie de precauciones b�sicas antes de conceder cr�ditos
a sus clientes, si adopta una serie de medidas preventivas que
a continuaci�n expondremos, si gestiona correctamente sus
cuentas por cobrar y si reacciona r�pidamente en caso de
problemas, puede minimizar los incobrables.
Un
principio fundamental: no hay que forzar nunca las ventas. Muchas
empresas se quejan de que tienen muchos impagados pero no
detectan cu�l es una de las causas m�s frecuentes de la
morosidad: la pol�tica comercial de la propia empresa. Una m�xima
en las ventas a cr�dito es: "A mayor presi�n por
vender, m�s impagos".
No
fiarse de las apariencias. Por muy buena imagen que
ofrezca un posible comprador, es aconsejable investigar que
hay detr�s de la fachada de este futuro cliente, a veces con
un poco de esfuerzo de investigaci�n se descubre la cara
oculta de las empresas.
Extremar
las precauciones con las empresas reci�n constituidas. Las
estad�sticas nos revelan que la mitad de las empresas creadas
desaparece en los primeros cuatro a�os de vida.
Pedir
un informe jur�dico sobre el cliente. Una buena medida
para aumentar la seguridad de las operaciones es el
conocimiento jur�dico del cliente. Esto se consigue
comprobando todos sus datos, ya que hay morosos que, para
defraudar a sus acreedores, utilizan empresas no constituidas
legalmente o que no est�n inscritas en el registro mercantil.
Pedir
informes comerciales investigados y actualizados para todo
nuevo cliente. Antes de vender a cr�dito se recomienda
pedir informes de la solvencia, liquidez, arraigo, capacidad
de pagos y seriedad mercantil del cliente: una buena
informaci�n comercial
puede evitar muchos morosos. En caso de no estar seguros de la
solvencia de un nuevo cliente, es recomendable solicitar un
informe investigado y actualizado, que no es costoso teniendo
en cuenta el dinero que puede ahorrar a las empresas.
Comprobar que la dimensi�n de la empresa del cliente es adecuada al
nivel de riesgo asumido. Se comprueba que el comprador
tiene recursos propios suficientes para endeudarse en una
operaci�n con pago aplazado. Por ejemplo, un proveedor que
vende 30.000 d�lares a cr�dito a una microempresa con un
capital social de 3.000 d�lares, asume un riesgo considerable
ya que existe una desproporci�n entre el importe
de la transacci�n comercial
y los fondos propios del cliente.
Establecer
una pol�tica de cr�ditos y un manual de procedimientos.
Es recomendable redactar una pol�tica de cr�ditos y cobros
coherente con la situaci�n y un dec�logo de procedimientos
que contenga las normas de actuaci�n en materia de concesi�n
de cr�ditos y acci�n de cobro, y mentalizar a todos los
empleados de ventas y de administraci�n de clientes para que
sigan al pie de la letra el manual de procedimientos.
Otorgar a
cada cliente un l�mite de riesgo. Establecer
un l�mite de riesgo para cada cliente, esto es, la cantidad m�xima
de cr�dito que estamos dispuestos a arriesgar con el cliente
y que no vamos a sobrepasar en ning�n momento si no es con la
autorizaci�n de alg�n directivo responsable. Gracias a los l�mites
de riesgo se evitar�n p�rdidas elevadas si se produce una
situaci�n de morosidad.
Pedir
referencias a otros proveedores. El mejor informe sobre
los h�bitos de pago de un nuevo comprador nos lo pueden dar
proveedores que llevan tiempo trabajando con el cliente y que
no sean competidores directos.
Hacer
firmar a todos los clientes un buen contrato. El contrato
es la pieza clave del �xito de las operaciones; si re�ne los
requisitos legalmente exigidos, el deudor queda obligado a
asumir lo pactado, sin posibilidad de eludirlo o dar marcha
atr�s a los acuerdos asumidos y obligaciones adquiridas.
Desde un punto de vista preventivo, el contrato es el
documento que permite garantizar y proteger jur�dicamente los
intereses del acreedor.
Aceptaci�n
de las condiciones generales de venta. Una
forma de proteger los intereses del proveedor sin necesidad de
firmar un contrato con cada cliente es establecer unas
condiciones generales de venta. Las condiciones generales de
venta son las normas para la venta que el proveedor ha fijado
y que aplica a todos los clientes. Estas condiciones se pueden
incluir en el dorso de la hoja de pedido o de la propuesta de
pedido.
La
necesidad de documentar las operaciones comerciales. En la
pr�ctica del d�a a d�a las empresas suelen admitir pedidos
telef�nicos o verbales de sus compradores, y no exigen la
firma y sellado de los albaranes (o de las facturas) por una
persona responsable con el fin de agilizar los tr�mites y no
retrasar el tr�fico mercantil con formalidades
administrativas.
La
documentaci�n necesaria para reclamar una deuda derivada de
un impago comercial consiste en tres documentos: un pedido, un
albar�n y una factura. Con la posesi�n de estos tres
documentos mercantiles, el acreedor ver� totalmente blindado
su derecho de cobro y podr� demostrar perfectamente la
existencia de una deuda, de modo que el moroso no tendr�
ninguna escapatoria legal para dejar de pagar la operaci�n
comercial.
Evitar los
fallos en el momento de la venta; ser irreprochable. Las
empresas que venden productos o servicios deben tener como
objetivo el tener �cero� fallos en su actuaci�n y ofrecer
un servicio de calidad a los clientes. La empresa proveedora
debe haber actuado de forma irreprochable y poder demostrarlo
en cualquier momento: cumplir con todos los requisitos de
cantidad, calidad, plazo de entrega, precio, facturaci�n,
etc.
La
gesti�n pro-activa en el cobro. La empresa debe
establecer mecanismos que permitan una gesti�n pro-activa de
los impagados. La pro-actividad consiste en adelantarse a los
acontecimientos y evitar as� los problemas mediante una acci�n
adecuada.
Establecer
un sistema activo de cobro. En lugar de dejar que el
cliente efect�e los pagos de las facturas al vencimiento por
medio de transferencia bancaria, es mejor domiciliar los
cobros en una cuenta bancaria y utilizar el adeudo en cuenta
mediante la norma bancaria correspondiente.
El
control de saldos vencidos. El departamento de cr�ditos
debe utilizar unos listados mensuales de saldos vencidos y no
vencidos que controlan los saldos de clientes, con el fin de
detectar los atrasos y priorizar las acciones de cobro.
El
control de efectos y recibos impagados. Con periodicidad
semanal, el servicio de cobros trabajar� con un listado de
giros y recibos impagados �efectos que no han sido atendidos
por la entidad bancaria del cliente� y realizar� de
inmediato las acciones de cobro pertinentes.
Contratar un seguro de cr�dito o servicios de factoring. En el mercado existen varios servicios financieros y
de seguros que eliminan o minimizan el riesgo del cr�dito de
clientes y aseguran el cobro de las operaciones comerciales.
El seguro de cr�dito cubre la totalidad de los riesgos de cr�dito
de clientes, de forma que el asegurador pueda obtener una
cartera de riesgos diversificada, que limite su riesgo y
permita as� una tarificaci�n ventajosa.
El factoring
es un contrato de cesi�n de cr�ditos entre una empresa
proveedora que mantiene cr�dito interempresarial con sus
clientes y una sociedad financiera especializada en servicios
de factoring, la cual anticipa la liquidaci�n de una parte
importante de los fondos correspondientes a las facturas
cedidas.
Consejos
pr�cticos para recuperar los impagados empresariales
No hay que tener ning�n temor a enviar el primer recordatorio de pago
lo antes posible. Algunas empresas no se atreven a
reclamar enseguida el cobro de las facturas vencidas por miedo
a proyectar una imagen de excesivo rigor y dureza. Por el
contrario una reclamaci�n temprana permite detectar a tiempo
un posible fallido incobrable. Adem�s se consigue un efecto
psicol�gico positivo, ya que la mayor�a de los deudores
respetan a los acreedores que saben controlar los cobros.
El acreedor no debe tener ninguna verg�enza �ni tan siquiera ajena�
ni debe sentirse inc�modo a la hora de pedir que se le pague.
En otros pa�ses donde la cultura empresarial es menos
permisiva, las empresas son muchos m�s agresivas a la hora de
reclamar los pagos �y obtienen buenos resultados� por
consiguiente no hay que sentir ning�n reparo a la hora de
pedir al deudor que pague. El reclamar un cr�dito vencido no
debe avergonzar nunca al acreedor, en todo caso son los
clientes morosos los que deber�an sentir verg�enza.
Desgraciadamente esto no suele ocurrir casi nunca ya que la
psicolog�a del deudor moroso funciona de la siguiente manera:
�si no me reclaman la deuda no hace falta apresurarse a
pagar�.
Antes de iniciar la reclamaci�n es conveniente obtener la m�xima
cantidad de informaci�n acerca del deudor, tanto de
fuentes internas como externas, y tanto econ�micas
�solvencia, endeudamiento, liquidez� como personales.
Tambi�n hay que recoger toda la informaci�n referente al cr�dito
pendiente de cobro, el historial del cliente y la documentaci�n
relacionada con el mismo.
El acreedor debe personalizar la gesti�n de cada impagado adapt�ndose
al perfil del deudor, por lo que hay que tener en cuenta
la cuant�a de la deuda, el tipo de empresa, su forma jur�dica,
su sector de actividad, su localizaci�n geogr�fica y la
personalidad del interlocutor.
El
secreto del �xito en la reclamaci�n de impagados es la
preparaci�n previa a la gesti�n, por lo que hay que
determinar previamente los objetivos que se pretenden alcanzar
y tener prevista la estrategia de recobro m�s adecuada para
cada caso.
Las
mejores armas del gestor de cobros son: una buena capacidad
negociadora, constancia
en los contactos con el deudor, insistencia en la b�squeda de
una soluci�n y asertividad
para superar las objeciones y convencer al interlocutor.
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