En muchas ocasiones los directivos de las empresas al encontrarse con  problemas de los impagados suelen encargar al personal del departamento de ventas las gestiones de recobro. Para el recupero de los impagados se han de tener en cuenta las siguientes  reglas en las que están los puntos clave para conseguir la recuperación de las deudas comerciales a través de una negociación adecuada.

1)     La empresa debe adoptar una estrategia pro-activa para la gestión de impagados y no una estrategia meramente reactiva que solamente actúa cuando el problema está encima de la mesa

2)     Es preciso que la empresa tenga unas políticas de recuperación bien definidas que marquen claramente lo que hay que hacer en cada caso ante las diferentes situaciones de impago que se puedan plantear

3)     Es necesario que existan procedimientos claros y sistematizados de recuperación de impagados con “timings” de actuación y asignación a personas como responsables de la gestión

4)     Hay que unificar criterios, sistematizar y homogeneizar el proceso de cobros estableciendo procesos estándar de gestión

5)     Es imprescindible disponer de eficaces herramientas informáticas de gestión de cobro que puedan a la vez realizar un tratamiento sistemático de la masa de deudores y hacer un seguimiento pormenorizado de cada impagado, facilitando informes claros y precisos y conservando el histórico de las acciones realizadas

6)     Es conveniente segmentar la cartera de impagados basándose en criterios objetivos que permitan clasificar los impagados en varias categorías según la tipología del cliente –no actuar igual con un cliente antiguo que con uno nuevo–, importe de la deuda, días de retraso, nivel real de riesgo, número de impagados acumulados

7)      Hay que priorizar los objetivos de las acciones de recobro seleccionando los impagados en los que los resultados puedan ser más rentables.

8)     Es muy importante actuar enseguida en caso de impago, la gestión no debe demorarse ni un solo día, ya que el tiempo es el peor enemigo del cobro y el mejor aliado del moroso

9)      No olvidar nunca la norma de que ningún impagado se soluciona por si sólo, hay que descartar la práctica bastante habitual de dejar reposar el crédito moroso en un cajón esperando que se cobre espontáneamente.

10) Hay que ser resolutivos con los impagados, transmitiendo al deudor  la sensación de que lo estamos marcando constantemente. Esto no implica ser agresivos con los deudores, es conveniente ser dinámicos y ágiles dando la impresión de controlar la situación pero nunca ser belicosos.

11) El acreedor ha de ser siempre pragmático y debe buscar un acuerdo negociado con el deudor para el cobro del impagado, si no es posible cobrar la deuda en un único pago, buscar una alternativa válida, aunque sea fraccionando la deuda en varios plazos.

12) En muchos casos la documentación que dispone el acreedor para reclamar el pago de la transacción comercial se limita a una factura y a un albarán. Por lo tanto de forma paralela a las gestiones de cobro, es conveniente conseguir un reconocimiento de la deuda con el objetivo de reforzar la calidad de la documentación que acredita los derechos del acreedor.

13) La insistencia y la gestión personalizada son la mejor solución para un impagado, la visita al deudor y la negociación directa llegan a cobrar el 99%  de las deudas comerciales

14) La gestión de  impagados debe ser lo más rápida posible, las estadísticas demuestran que si se actúa de forma resolutiva antes de 6 meses desde el vencimiento se puede recuperar el 95% de los impagados

15) Los litigios comerciales con los clientes que bloquean el pago deben ser asimismo rápidamente solventados dando una solución satisfactoria al cliente. En este caso el cliente acaba pagando cuando se le arregla el litigio o discusión comercial

16) Todo impagado representa un coste para el acreedor,  por consiguiente éste ha de resarcirse haciendo pagar al moroso una indemnización de daños y perjuicios. Por este motivo se deben cobrar intereses de demora al deudor y si es posible repercutir los gastos de gestión y recobro.

17) Las empresas deben tener un buen asesoramiento jurídico y contar con un abogado que sea buen conocedor de la empresa, al que hay que consultar en cuanto se detecte un problema de tipo jurídico.