Los ciclos infinitos que corren por la mente respecto de "pendientes" por hacer y con los
cuales lidiar son improductivos y producen estrés. La cognición debe recolectarse, hacerse
objetiva y "distribuirse" en alguna forma externa para poder hacer uso de su valor y liberar
la RAM psíquica para horizontes más lejanos y cosas nuevas.

La única vez en la cual sabrás cuántas de estas fugas energéticas inútiles te quedan, será
cuando no te quede alguna. Aunque tengas una lista del 95% de tus compromisos fuera de
la cabeza, no sabrás que constituyen el 95%, porque que aquello que pueda estar
acechándote sea el 5%. Es difícil estar plenamente presente y participando con la vida
cuando existe la menor sensación de que algo te falta. Hay años luz de diferencia entre
tener GRAN PARTE de las cosas registradas y manejadas, y tenerlas todas.

CITAS

"La mente no es una embarcación que haya que llenar sino un fuego que hay que mantener".
-Plutarco

"Las mentes tranquilas no se quedan perplejas o se atemorizan, sino siguen adelante,
atravesando la buena y  mala fortuna a su propio ritmo, al igual que un reloj durante
una tormenta".
-Robert Louis Stevenson

PARA PENSARLO

"UN CASO PERTINENTE"

Recientemente, tuve la buena suerte de trabajar con un ejecutivo de alto nivel que puede
considerarse una de las personas más productivas del mundo, de acuerdo a los estándares de
cualquier persona. En el mundo corporativo del globo terráqueo, se conoce como alguien que
"hace las cosas", particularmente cuando se trata de cerrar tratos y conciliar situaciones que
son complejas, desafiantes y de recompensas sumamente altas.

Cuando me reuní con él en su oficina, mi primera impresión fue que no íbamos a tener mucho
que hacer respecto a la forma de mejorar el manejo del flujo de trabajo. Virtualmente no
quedaba rastro de "pendientes" en ningún lado. Tenía menos correos electrónicos que los
dedos de la mano; revisaba y vaciaba su correo oral a diario; y no había hojas de papel
amontonadas en su escritorio.

Tomaba apuntes de manera meticulosa y tenía un diario riguroso de todos los  pensamientos
y conversaciones que estaba totalmente al día, sin esos apuntes pendientes de procesar en
páginas anteriores. Verdaderamente, un modelo de "teflón" ejecutivo: no se le pegaba nada.
Tomaba decisiones rápidas y "despachaba" iniciativas, proyectos y tareas de manera diligente
para que se implementasen con un mínimo de personal de apoyo.

Estaba aquí un maestro de la "auto administración" personal.

El "problema" que me planteaba no le era ajeno a ninguna persona de alto desempeño, excepto
en su intensidad. ¿Cómo podía hacer para que en medio de un torrente continuo de asuntos de
carácter crítico y decisivo, que precisan vigilarse 24 horas al día, 7 días a la semana, se pudiese
enfocar siempre en las cosas correctas, de la manera correcta, en el tiempo correcto? Y encima,
tener una vida. Quería que le diera mi perspectiva, mas no porque él fuese improductivo.
El quería saber que, estando en el tope de su capacidad, estuviese haciendo lo mejor posible; y
quería que otro par de ojos revisara su proceso.

Me picó la curiosidad por saber qué se derivaría del trabajo que iba yo a realizar con él. (El
valor que se genera es particular a cada persona.) Supe casi desde el principio que él iba a
encontrar nuestros métodos virtuales de listas de recordatorio de acciones más eficientes que
su manera lineal y cronológica de registrar y actualizar. Supuse que una revisión a fondo de sus
áreas de responsabilidad profesional y planeación estratégica confrontada a una lista de Proyectos
le resultaría saludable -y, ¿a quién no?-. Pero la duda era: ¿valdría ello la gran cantidad de su
tiempo que estaba invirtiendo conmigo?

Basta decir que después de tres horas de capturar sus ciclos abiertos sin recolectar, un día de
organizar sus proyectos y acciones para luego vaciarlas en una carpeta de tres aros que creamos
y reflexiones más bien profundas en los niveles de 20, 30 y 40 mil pies, se encontró encantado con
los resultados. Cuando le di seguimiento semanas más tarde, encontré sus comentarios y "feedback"
didácticos e inspiradores.

Me dijo que su eficiencia había mejorado debido a que su corriente de ideas se canalizaba de
manera mucho más directa a los lugares apropiados, casi tan pronto como él las tenía. Había una
necesidad mucho menor de rebuscar las cosas o volverlas a pensar. Su tranquilidad también había
aumentado, sabiendo que absolutamente todo había sido capturado a lo largo del camino. (El se
sabía muy bueno para esto, pero ahora tenía un punto de referencia nuevo.)

Estaba más que sorprendido con la correlación entre la claridad de mente que este sistema
nuevo le dispensaba y dos ideas grandes, fenomenalmente valiosas que se le habían ocurrido
desde que lo había implementado. Ello le permitió resolver un gran dilema y aumentar el calibre
de su función ejecutiva  significativamente.

Nuestra filosofía ascendente de capturar y definir el trabajo de hecho le había  facilitado un
avance real en su propio pensar estratégico, aunque no hicimos nada respecto del pensar
estratégico en sí. Lo que más le preocupaba era el desafío de mantenerse con el comportamiento
de capturar las cosas al 100%. Lo anterior principalmente porque en el proceso de sacarse las
cosas de la cabeza y revisar todo su trabajo desde un punto de vista objetivo, continuaba
catalizando volúmenes aún mayores de pensamientos valiosos. 

¿Para qué les comparto los pormenores de este "alumno modelo" de cómo instalar las mejores
prácticas de "Getting Things Done"? Con anterioridad, he escrito acerca de varios aspectos
de las paradojas con las cuales nos encontramos todo el tiempo: los que necesitan menos de
nuestro trabajo, son los que mejor le implementan y más les gusta. Mas aquí había una instancia
muy especial de este principio.

Creo que nunca he visto tantas facetas claves de las mejores prácticas de nuestro modelo del
flujo de trabajo tan bien entendidas, probadas, implementadas y llevadas al máximo con tanta
rapidez; y con la ratificación correspondiente de los resultados en un aumento importante en la
productividad libre de estrés.

Tantas personas, que sienten que aún no han llegado a ese nivel, andan en busca de la
herramienta más nueva, de la fórmula más compleja, de la técnica más "guau", ninguna de
las cuales han intentado aún para mantenerse al día. ("Si es nueva y parece difícil, es
probablemente lo que todavía no he hecho que necesito hacer"). A lo mejor yo tendría un
modelo gerencial más exitoso si cada día se me ocurriese "la nueva versión" de GTD.

Esa, sin embargo, no es la respuesta a la productividad libre de estrés. Tal y como lo prueba
mi elegante cliente, el poder reside en las cosas básicas, completa y constantemente aplicadas.
El ejemplificó, en verdad, la magia de lo mundano, lo sofisticado de la sencillez y la profundidad
de lo práctico.

Tengo que admitir que me vienen momentos de rareza cuando pongo en tela de duda mi propia
filosofía. ¿Será que es demasiado simple? ¿Hace falta? ¿La gente se rehúsa a implementar estas
conductas tanto como lo hacen porque hay de verdad una mejor manera de hacer las cosas?
Entonces me llega la oportunidad del buen agüero para ponerlo a prueba de una manera nueva
y fresca, con la óptica de los mejores y los más brillantes, en la encrucijada del trabajo de
conocimiento, en su más intensa expresión. De nuevo, me reafirma lo bien que funciona, lo
sencillo que sigue siendo y me da una sensación de humildad, reitero, ante aquellos individuos de
alto desempeño que conozco, que "se echan el clavado" y se ponen de verdad a hacer las cosas
usando "Getting Things Done".

"Siempre andamos en busca de la varita mágica que nos disolverá nuestras deficiencias como
personas y artesanos. Y siempre nos topamos con el hecho de que no existe, excepto el trabajo
arduo, la concentración y la aplicación continua".
- Paul Gallico

SUGERENCIA

Algunas veces lo más estratégico que puedes hacer es dedicar uno o dos días a completar todo
el montón de cosas, no tan importantes, de tus listas que han estado ahí nada más gritándote por
tanto tiempo. Confía en tu intuición cuando sea hora de darle la mayor prioridad a tus prioridades
menores. Deja de lado lo "verdaderamente" importante y gánate puntos al marcar algunas de
esas cosas que sabes tienes que hacer, o quieres hacer, pero que en verdad nunca pueden alcanzar
la categoría de "completadas". De otra forma, lo que de verdad se tiene que hacer puede comerse
tu vida de un bocado y las cosas secundarias se convierten en un "tengo que hacer después" molesto,
o pueden crear un factor de frustración que comenzará a acumularse. Encuentra un día en tu
calendario y haz las cosas no tan serias, en serio. Te hará bien.

"Copyright 2002, The David Allen Company. Todos los derechos reservados". The David Allen Company - 1674 McNell Road Ojai, California 93023 U.S.A. Tel (805) 646-8432. e-mail: infoespañol@davidco.com